Cómo procesar pagos con tarjeta de crédito en QuickBooks Online


Una vez que tengas tu QuickBooks en línea configuración de la suscripción, el siguiente paso importante es configurar su cuenta de pagos con tarjeta de crédito QuickBooks. Aceptar pagos con tarjeta de crédito facilita que sus clientes le paguen, además de reducir el tiempo que dedica a registrar las transacciones de pago.

Configurar su cuenta de pagos con tarjeta de crédito QuickBooks es fácil. Aquí tiene todo lo que necesita saber.

Configurar pagos con tarjeta de crédito QuickBooks

Para crear una nueva cuenta de pagos con tarjeta de crédito en QuickBooks Online, haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha y luego elija “Cuenta y configuración”:

Desde allí, haga clic en la pestaña “Pagos” en la barra de navegación izquierda:

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Luego verá detalles sobre las tarifas (nota: si sus clientes eligen transferencias bancarias, su tarifa de pagos con tarjeta de crédito QuickBooks es nada).

Ahora, ingrese la información sobre su negocio:

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Y el propietario / director de su negocio:

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Por último, ingrese la información bancaria de su empresa:

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Se le notificará rápidamente si se aprueba, y los pagos con tarjeta de crédito de QuickBooks estarán disponibles para su uso en aproximadamente 24 horas.

Si no está aprobado, puede llamar al soporte técnico para consultar los motivos. Tenga en cuenta que puede no estar necesariamente relacionado con el crédito; podría ser que su negocio sea una industria que no está en su lista aprobada (es decir, marihuana medicinal).

Administrar su cuenta de pagos con tarjeta de crédito QuickBooks

Una vez que se aprueba su cuenta, puede verificar la conexión y realizar cambios en la forma en que se manejan las transacciones volviendo al ícono de ajustes, seleccionando Cuenta y configuración y nuevamente haciendo clic en la pestaña Pagos.

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Luego, puede elegir la cuenta bancaria en su plan de cuentas de QuickBooks Online en la que le gustaría que se contabilizaran los depósitos, así como la cuenta de gastos para las tarifas comerciales.

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Si necesita ver un historial de transacciones o cambiar la configuración de Pagos con tarjeta de crédito de QuickBooks, puede hacer clic en el botón “Administrar cuenta”.

Al hacer clic en ese botón, se abrirá una nueva página (comerciantecenter.intuit.com). Desde aquí, puede revisar todo el historial de transacciones de Pagos con tarjeta de crédito de QuickBooks, administrar usuarios solo para dispositivos móviles, establecer preferencias de alerta, acceder a la ayuda y los recursos y cambiar la cuenta bancaria si es necesario.

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Creando transacciones

Ahora que sus pagos con tarjeta de crédito QuickBooks están configurados y listos para funcionar, puede comenzar a crear transacciones y recibir pagos.

Echemos un vistazo al envío de facturas, tanto de lo que sucede por su parte como de sus clientes.

Primero, establezca una preferencia para asegurarse de que sus clientes verán la factura a través del portal de facturas en línea. Para hacer esto, haga clic en ese icono de engranaje, vaya a Cuenta y configuración y luego elija la pestaña Ventas.

Aquí, haga clic en la sección titulada “Entrega en línea” y asegúrese de que la casilla de verificación junto a “Adjuntar factura como PDF” no esté marcada. No desea adjuntar la factura porque querrá que el destinatario la vea en el portal de facturas, donde tiene la opción de pagar.

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Ahora está listo para enviar una factura. La forma más sencilla de crear una factura es hacer clic en el botón Creación rápida en la esquina superior derecha y elegir Facturas. (Creación rápida es el término de QuickBooks para ese signo más giratorio).

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Una vez que abra el formulario de factura, simplemente complételo como lo haría normalmente (asegúrese de seleccionar qué tipos de opciones de pago en línea aceptará) y luego haga clic en “Guardar y enviar” en la esquina inferior derecha.

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La siguiente pantalla le permite realizar cambios en la línea de asunto y el cuerpo del correo electrónico antes de enviarlo. También puede cambiar de opinión sobre las opciones de pago o agregarlas, en caso de que se le haya olvidado cuando creó la factura.

Cuando todo se vea bien, presione el botón “Enviar y cerrar”.

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Siempre que su cliente pague en línea, ya está. Te mostraré lo que quiero decir a continuación.

Portal de facturas en línea para clientes

Después de enviar esa factura, su cliente recibirá un correo electrónico (sin la factura adjunta como PDF) que incluye un botón en el que harán clic para ver su factura. Siempre que no eliminen este correo electrónico, podrán volver atrás y ver la factura en cualquier momento que deseen.

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Una vez que hagan clic en “Ver factura”, serán llevados al portal de facturas en línea, y aquí es donde realmente ocurre la magia de los pagos con tarjeta de crédito de QuickBooks. Desde el portal de facturas en línea, el cliente puede imprimir, guardar la factura como PDF y pagarla.

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Una vez que hacen clic en el botón “Pagar ahora”, el cliente elige el método de pago e ingresa la información. También tienen la opción de crear una cuenta para guardar su información de pago y usarla la próxima vez que reciban una factura de un usuario de QuickBooks Online.

Puede ver en la captura de pantalla a continuación, que el cliente ha optado por utilizar una tarjeta de crédito para pagar. Una vez que hayan elegido la cantidad a pagar (puede ser menor o igual al saldo adeudado en la factura pero no más), se les pedirá que ingresen el nombre en la tarjeta, número de tarjeta, fecha de vencimiento, código CVV. y código postal de facturación.

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Después de hacer clic en el botón “Enviar pago”, verán una confirmación en su pantalla y el portal de facturas en línea mostrará un estado de pago.

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También recibirán un correo electrónico con la confirmación del pago, que incluye un enlace a la factura en el Portal de facturas en línea.

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QuickBooks Online marcado como pagado

Anteriormente, le dije que una vez que se envía la factura, si está utilizando Pagos con tarjeta de crédito de QuickBooks, su trabajo está hecho. QuickBooks Online hace todo el resto del trabajo por usted.

Después de que su cliente pague, también recibirá un correo electrónico que le notificará que ha recibido el pago, y cuando abra la factura en QuickBooks Online, verá que ahora tiene un estado de pago con un enlace al pago en QBO.

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Cuando haga clic en el enlace de la factura, verá la pantalla de recibir pago; esto le mostrará la fecha, el monto y que la transacción se ha procesado a través de los pagos con tarjeta de crédito de QuickBooks.

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Una vez que el depósito llega a su banco, QuickBooks Credit Card Payments ingresa el depósito por usted.

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En la captura de pantalla a continuación, puede ver el historial de auditoría del depósito, que muestra que los pagos con tarjeta de crédito de QuickBooks funcionaron y publicaron el depósito por usted.

Quickbooks-pagos-con-tarjeta-de-crédito

Aún mejor, si el cliente paga con una tarjeta de crédito, QuickBooks Credit Card Payments también ingresa mágicamente la transacción por la tarifa de comerciante.

Almacenamiento de información de pago en QuickBooks Online

Además de crear facturas y enviarlas a los clientes, puede hacer que sus clientes completen un formulario de autorización de pago y almacenen la información de su banco o tarjeta de crédito. Los pagos con tarjeta de crédito QuickBooks Online y QuickBooks son Compatible con PCI, y una vez que ingrese los detalles del pago, todos los dígitos excepto los últimos cuatro están enmascarados.

La captura de pantalla a continuación muestra una tarjeta American Express, pero puede almacenar Visa, MasterCard, Discover o números de cuenta / ruta bancaria, según la preferencia del cliente. No puede almacenar más de una tarjeta o cuenta.

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Para crear un recibo de venta, simplemente haga clic en el botón Crear rápido (desplácese un poco hacia arriba y vea ese dulce GIF nuevamente, si lo desea), luego elija Recibo de venta. Complete el formulario como lo haría normalmente y elija el tipo de método de pago que acaba de agregar.

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La mejor parte del uso de los pagos con tarjeta de crédito de QuickBooks es que si tiene una herramienta de contabilidad para ventas recurrentes, puede optar por convertir un recibo de venta en una transacción recurrente. Esto significa que QBO creará automáticamente un nuevo recibo de venta en cualquier intervalo que establezca.

Y si tiene la información de pago almacenada, también carga la tarjeta o le da un giro al banco y le envía un correo electrónico al cliente y a usted una copia, todo al mismo tiempo mágico.

Si no está realizando ventas recurrentes, aún puede almacenar la tarjeta. Entonces, cuando el cliente esté listo, puede informarle que está bien recibir un pago utilizando el método de pago registrado. En este caso, haga clic en Crear rápido, seleccione Recibir pago e ingrese la información correspondiente.

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Una versión de este artículo se publicó por primera vez en Fundera, una subsidiaria de NerdWallet.

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